Ulaşılması istenen ortak amaca uygun olarak, girdileri kabul ederek çıktılar üreten ve birbirleriyle ilişkili bileşenlerden oluşan süreç Sistem'dir.
Geri bildirimin amacı sistemin ürettiği çıktıda sapma olması durumunda girdi ve işlem eylemleri üzerinde gerekli düzeltmelerin yapılmasıdır.
Bilgisayarla bilgi işlemenin özellikleri: Veri girişleri optik karakter okuyucu yardımıyla yapılır. Saklama işlemi manyetik ortamlarda gerçekleştirilir. Bilgi işleme faaliyetleri insan beyni veya hesap makineleri yardımıyla gerçekleştirilir. Kontrol işlemleri bilgisayar programları yardımıyla gerçekleştirilir.
Bellek birimi mali karakterli işlemleri insan aracılığı olmaksızın özdevimli olarak yürütebilen birimdir.
Bir imalat işletmesinin malzeme hareketlerinin izlenmesine yönelik olarak hazırlanan program Uygulama yazılımı yazılım grubu içinde yer alır.
İşletmenin, programcının üst düzey programlama diliyle yazmış olduğu muhasebe programını bilgisayar sisteminin anlayabileceği amaç programa dönüştürmesi işlemine Derleme denir.
İşletme malzeme hareketlerinin izlenmesi amacıyla bir veri tabanı oluşturmak istemektedir. Bu veri tabanında her bir malzemenin kodu, adı, giren, çıkan ve kalan miktarlarına ilişkin bilgiler yer alacaktır. Bu veri tabanındaki her bir malzemenin adı veri öğelerinden Kayıt ile ifade edilir.
Bir işletmede personel ücret bilgileri ile personel kimlik bilgilerinin izlenmesine yönelik bir yazılım geliştirilmektedir. Bu amaçla personel ve ücret kütüğü oluşturulacaktır. Çalışanların sosyal güvenlik numarası her iki kütük içinde kayıt anahtarı olarak benimsenmiştir. Böyle bir veri yapısı Liste Yapısıdır.
Mali karakterli bir bilginin bilgisayarın bir çevre donanımından ya da bir saklama aygıtından elde edilme süreci Erişim'dir.
Bilgi işleme sistemi seçiminde dikkate alınması gereken konular: Mevcut bilgi işleme sistemlerinin neler olduğu, Bilgi işleme sistemlerinin yerine getirebileceği işlevlerin neler olduğu, Bilgi işleme sistemlerinin güçlü ve zayıf yönlerinin neler olduğu, Bilgi işleme sistemlerinin donanım ve yazılım yapıları
Genel Müdürlüğü Antakya'da bulunan işletmenin İzmir ve Adana'da iki şubesi bulunmaktadır. İşletmenin genel müdürlüğü ile şubeleri arasında terminal bağlantısı bulunmamaktadır. Ancak işletmenin muhasebe işlemleri Antakya'da yürütülmektedir. Bu işletme için uygun bilgi işleme sistemi Yığın işleme sistemidir.
Çevrimiçi gerçek zamanlı bilgi işleme sistemi: Bilgi işlemedeki zaman yitirme ve iletiş sorununa bir çözümdür. Üst yönetimin bilgiye hızla ulaşması sağlanır. Çıktılara ulaşmak yığın işleme sistemine göre çok daha kolaydır. Veriler oluştukları anda ve yerde işlenirler.
Muhasebe bilgi sisteminin alt sistemleri: Finansal Muhasebe, Sorumluluk Muhasebesi, Ücret ve İşçilikler, Satışlar-Alacaklar
Verinin bilgiye dönüştürülmesi için yapılması gereken bilgi işlem faaliyetleri: Hesaplama, Kaydetme, Özetleme, Sınıflandırma
Muhasebe fişlerinin kullanım yararları: Aynı nitelikteki işlemlerin topluca kaydedilmesi, Kayıtların kontrolünün kolaylaşması, Yanlış kayıt olasılığının azaltılması, Kayıtların düzenli olması
Alt bilgi sistemleri arasında karşılıklı bilgi alış verişi vardır. Muhasebe bilgi sistemi alt bilgi sistemlerinden oluşur. Alt bilgi sistemleri kendi aralarında etkileşime sahiptir. Alt bilgi sistemleri haberleşme kanalları aracılığıyla bütünleşir.
Muhasebe bilgi sisteminin amaçları: Yönetimin varlıklar üzerindeki yönetim sorumluluğunu yerine getirmek, Geleceğe ilişkin işletme faaliyetlerini planlamak, İşletme faaliyetlerinin kontrolünü yapmak, İşletme yönetimi için temel bilgileri üretmek.
İşletme, müşterisinden yeni bir sipariş almıştır. Siparişin doğruluğu ve gerçekliği onaylandıktan sonra satış memurunun satış işlemi ile ilgili olarak depoya göndereceği belge Satış Emri'dir.
Satış işlemlerini bilgisayarlı bir ortamda izleyen işletme, malları ambalajladıktan sonra müşteriye teslim etmiştir. Bu aşamada nakliye birimi tarafından düzenlecek belge Sevk İrsaliyesidir.
Gelir döngüsünün kaynak belgeleri: Müşteri Sipariş Belgesi, Fatura, Sevk İrsaliyesi, Satış Emri
İşletme müşterisinden aldığı bir siparişi henüz müşterisine teslim etmemiş ve fatura düzenlememiştir. İşletme bu siparişleri Açık Satış Emirleri Kütüğünde izlemelidir.
Gelir döngüsü kapsamında ele alınanlar: Gelir işlemlerini işletmenin finansal tablolarında göstermek, Müşteriden avans alınması, Müşteri siparişlerinin kontrol edilmesi, Müşterinin kredi durumunun kontrol edilmesi
Üretim departmanından satınalma isteği gelen "A" cinsi malzeme için satın alma departmanı uygun satıcıyı seçmiş ve satın alma emrini düzenlemiştir. Satın alma departmanı tarafından düzenlenen satın alma emri Satıcıya, Üretim departmanına, Teslim alma departmanına, Borç hesapları departmanına gönderilir.
İşletme gereksinim duyduğu mallarla ilgili satıcı seçiminde gereksinim duyduğu verileri Satıcı Referans Kütüğünden (Satıcılar ana kütüğü) sağlar.
Teslim alınan mallarla ilgili olarak satıcıya ödeme yapılacaktır. Ödemenin yapılabilmesi için bu işlemle ilgili olarak yapılması gereken kontroller:Satın almanın onaylanmış olduğu, Malların tam olarak teslim alındığı, Fatura üzerindeki birim fiyatların satın alma emriyle uygun olduğu, Faturadaki malların istenen siparişlere uygun olduğu
İşletme gereksinim duyduğu mallarla ilgili olarak satın alma emri düzenlemiştir. Satın alma emrinin düzenlenmesi ile ilgili olarak kullanılacak kütükler: Stoklar Ana Kütüğü-Satıcı Ana Kütüğü-Açık Alış Emirleri Kütüğü
Üretim döngüsünün kaynak belgeleri: İşlemler Listesi, Malzeme İstek Fişi, Satın Alma İstek Fişi, Ürün Ağaçları
Bir üretim işletmesinde üretimine başlanan siparişlere ilişkin miktar ve hangi aşamada olduklarına ilşkin bilgileri içeren kütük Açık Üretim Emirleri Kütüğüdür.
"A" Üretim İşletmesi özel bir sipariş almıştır. Siparişin alınmasından sonra üretim planlama sorumlusu siparişe ilişkin verilerin girişini yapmış ancak henüz üretim başlamamıştır. Bu amaçla Ürün Ağacı Kütüğü-İşlemler Kütüğü nün günlenmesi gereklidir.
İşlemler listesi mamul üretimi için gerekli işlemlerin sırasal olarak belirtildiği belgedir.
Üretim planlaması ile ilgili olarak kullanılan belgeler: Malzeme gereksinim raporu, Gözden geçirilmiş üretim çizelgesi, İşlemler listesi, Ürün ağaçları
İşletmede çalışanlarla ilgili olarak kamu kurum ve kuruluşlarına verilecek belgeler: İşe Giriş Bildirgesi, Muhtasar Beyanname, Dört aylık bildirge, Aylık bildirge
Bordro ana kütüğünün tamamlayıcısı durumunda olan ve çalışanın adresi, becerileri, görevi, eğitim durumu gibi bilgilerin yer aldığı kütük Personel Referans Tarih Kütüğüdür.
Bir işletmenin maddi duran varlık (MDV) işleme sistemi içinde ele alınması gereken faaliyetler: MDV için amortisman payının hesaplanması, MDV'ın kredili satın alınması, MDV'ın bakım onarımı için yürütülen faaliyetler, MDV'ın satılması
Maddi duran varlık işleme sistemi içinde ele alınması gereken varlıklar: Demirbaşlar, Arazi ve Arsalar, Yeraltı ve Yerüstü Düzenleri, Binalar
Bilgi işleme süreci içinde yer alanlar: Verilerin sınıflandırılması, Sonuçların özetlenmesi, Sonuçların karşılaştırılması, Verilerin derlenmesi
Veri yapılandırılmasında kullanılan yaklaşımlar: Basit doğrusal yapı, Ağaç yapısı, Liste yapısı, Ağ yapısı
İşletme üretim faaliyetlerinde kullandığı malzemelere ilişkin hareketleri bilgisayar ortamında izlemek istemektedir. İşletmenin bu amaçla satın alacağı yazılım Uygulama yazılımı kapsamında değerlendirilir.
Çevrim içi - gerçek zamanlı bilgi işleme sisteminin özellikleri: İşlemler oluştuğu anda kütükler günlenir. Giriş - Çıkış birimleri ana işlem birimiyle doğrudan ilişki içindedir. Veriler oluştukları anda ve yerde işlenebilir. Zaman yitirme ve iletişim sorunlarına bir çözümdür.
Muhasebe bilgi sisteminin öğeleri: Fatura, ücret bordrosu gibi ilk işlem bilgileri Yönetime kontrol amaçlı sunulan raporlar Muhasebe biriminde çalışan personel Yasal defterlerle, stok kartları gibi kayıt belgeleri
Siparişi kabul edilen mallar depoda hazırlandıktan sonra müşteriye sevk irsaliyesi ile birlikte gönderilmiştir. Günün sonunda faturalama memuru sevk edilen mallarla ilgili faturaları düzenlemek istemektedir. Faturanın düzenlenmesi aşamasında yapılan işlemler: Her bir müşterinin hesabı borçlandırılır. Satış emirleri satışlar tarih kütüğüne transfer edilerek kapatılır. Faturaların çıktısı alınır. Stoklar kayıtlarda görülen tutarlar kadar azaltılır.
İşletme müşterilerinden yapmış olduğu tahsilatları her bir fatura için ayrı ayrı izlemekte ve dönem sonlarında müşterilerine tek tek fatura tutarlarını ve ödemelerin bir dökümünü göndermektedir. Alacakların izlenmesinde kullanılan bu yöntem Bakiyenin Devri yöntemidir.
Harcama döngüsü veri kaynakları: Teslim alma raporu, Alış faturası, Satın alma istek belgesi, Kasa tediye fişi
Üretime başlanan sipariş ile işletmeye tekrar işlenmek üzere geri dönen mamullere ilişkin miktarların ve bunların hangi aşamada olduklarının izlendiği kütük Açık Üretim Emirleri Kütüğüdür.
İşletme personelinin çalışma süreleri zaman kartlarında izlenmekte ve dönemler itibariyle zaman kartlarının yığın toplamları alınmaktadır. Zaman kartları yığınının bilgisayarlı ortama aktarılması ile gerçekleşen işlemler: Personele ilişkin veriler sicil numaralarına göre sıralanır. Ücret ödeme çekleri hazırlanır. Bordro ile ilgili işlemler yasal defterlere kaydedilir. Bordro dökümü alınır.
Maddi duran varlık ana kütüğü içinde maddi duran varlığın kodu, cinsi, bulunduğu birim, satıcının adı, satın alma tarihi, amortisman oranı gibi bilgiler yer alır.
Ay sonu muhasebe kayıt süreci kapsamında ele alınacak işlemlerden biri döneme ilişkin sabit varlıkların amortisman tutarını yansıtan ayarlama kayıtlarıdır.
Muhaebe kayıt sistemi tarafından üretilen finansal raporlar: Bilanço, Alacak analiz raporu, Mizanlar, Maliyet dağıtım tablosu
Uygun bir kaydetme ve raporlama döngüsünün sahip olması gereken özellikler: Envanter kayıtlarının yapılmasına olanak sağlanmalıdır. Mali karakterli işlemler için uygun hesap sınıflaması yapılmalıdır. Mizan eşitliklerini sağlaması gerekir. Finansal tabloların zamanında ve doğru bir şekilde elde edilmesi sağlanmalıdır.
Veri tabanı geliştirmede gereksinim duyulan verilerin ve çeşitli veri kalemleri ile setleri arasındaki ilişkilerin tümünün toplanmasıyla veri gereksiniminin tanımlanması aşaması Kavramsal Yapılandırmadır.
Veri tabanı yaklaşımının yararlarından biri gereksinim duyulan bilgiye hızlı ve kolay ulaşılabilmesidir.
Satış noktası sistemlerinin özellikleri: Bu sistemler departmanlı mağazalarda, kitapçılarda ve süper marketlerde kullanılır. Sistemde ürüne ait veriye bar kodlar aracılığı ile ulaşılır. Sistemdeki terminaller satış verilerini merkezi ağla merkezi işlem birimine gönderir. Yöneticilerin son bir gün veya bir saat içinde yapılan satışlara ait bilgilere ulaşılmasını sağlar.
Bir üretim işletmesi gereksinim duyduğu malzeme siparişini satıcıya bilgisayar ortamında iletmekte ve satın almaktadır. Böyle bir işlem Elektronik Veri Değişimi Sistemleri ağı kullanılarak yapılabilir.
Bir işletmenin gereksinimlerine ve yapısına yanıt verecek şekilde ve birden fazla kişi ve birden fazla uygulama için kullanılabilecek şekilde organize edilmiş birbiriyle ilgili veriler toplamı Veri Tabanıdır.
Karar Destek Sistemleri (KDS) : KDS , yeni geliştirilen bir ürünün pazara sunulup sunulmaması ile ilgilenir. KDS, kestirilemeyen veya kısmen kestirilebilen problemlerle uğraşır. KDS'ne , bir ya da daha fazla yöneticinin katılımı gerekir. KDS, bireylerin entellektüel niteliklerini bilgisayarın nitelikleri ile birleştirir.
Sistem Analizi: Sistem Analizinde kantitatif teknikler kadar yargı ve deneyimden de yararlanılır. İşletmenin karar merkezleri arasındaki bilgi akışının iyileştirilmesi için yapılan çalışmalardır. Sistem Analizi problemin tanımlanması ile başlar. İşletmede var olan uygulamaların geliştirilmesi için yapılabilir.
Muhasebe Bilgi Sistemi geliştirme ilkeleri: Uygun maliyet, Örgüt yapısı, Esnek olma, Raporlama
Sistem geliştirme çalışmasının ilk aşaması Planlama aşamasıdır.
Muhasebe bilgi sistemi tasarımı yapılırken, çıktıların belirlenmesi aşamasında dikkate alınması gerekli konular: Çıktıların hangi bilgi gereksinimini karşılayacağı Çıktıların ne şekilde olacağı ve neleri içereceği Çıktıların kaç suret olacağı ve nereye gönderileceği Çıktıların düzenlenme dönemi
Bir işletmede kullanılan fatura, stok kartları, malzeme istek fişleri, puantaj kartları Sistem Belgeleri kapsamında ele alınır.
Yeni sistemin uygulamaya konulması işlemlerinin yürütülmesindeki yaklaşımlar: Eski sistemin bölüm bölüm terk edilmesi ve yeni sistemin bu bölümlere uygulanması Eski sistemin tamamen iptal edilip yerine yeni sistemin uygulamaya konması Eski sistemin kısım kısım terk edilerek yeni sistemin aynı şekilde uygulamaya konması Yeni sistem tam çalışır duruma gelinceye kadar eski sistemle birlikte uygulanması
Muhasebe bilgi sisteminin tasarımında kodlama işlemi yapılırken dikkate alınacak ilkeler: Kodlama tüm alt sistemler için anlamlı ve tutarlı olmalıdır. Kodlama değişikliklere cevap verebilecek esneklikte olmalıdır. Her kod yalnızca bir unsuru simgelemelidir. Kodlama sistemi kullanıcılar için anlaşılabilir olmalıdır.
"Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği" ile şu konularda düzenleme yapılmıştır: Muhasebenin temel kavramları, Muhasebe Politikalarının açıklanması, Mali tablolar ilkeleri, Tekdüzen hesap planı
Bir işletmenin hesap planı oluşturulurken bilinmesi gerekli olanlar: İşletmenin yapısının ve iş akışının bilinmesi, Hesapların yapısının bilinmesi, Muhasebe ilkelerinin bilinmesi, Yönetim için yararlı raporların hazırlanması için gerekli olan hesapların bilinmesi.
Bilgi işlemenin tanımı: Veriyi kullanılabilir ve anlamlı kılan her türlü eylemdir.
Bilgisayar ile kullanıcısı arasındaki iletişimi sağlayan birim Giriş birimidir.
Verinin düzenlenip yapılandırılması işlemlerinden sonra bilgiye ulaşmaya olanak sağlayacak yaklaşımlardan biri Sırasal kütük düzenlemedir.
Yığın işleme sisteminde Bilgi belirli dönemler itibariyle günlenebilir. Yöneticiler istedikleri anda güncel bilgiye ulaşamazlar. Rutin işlemlerin işlenmesinde kullanılan bir yaklaşımdır. Şubeleri arasında doğrudan terminal bağlantısı olmayan işletmeler için uygundur.
İşletmenin, müşterilerine kredili olarak sattığı mallar karşılığında aldığı çeklerle ilgili olarak güncellenecek kütük Alacak hesapları ana kütüğüdür.
İşletme, müşterisinden aldığı siparişi hazırlayarak adresine göndermiştir. Buna göre, müşteriye gönderilen mala ilişkin faturanın düzenlenebilmesi için nakliye departmanından faturalama departmanına gönderilmesi gereken belgeler : Satış emri, Sevk irsaliyesi
İşletmenin sipariş ettiği mallar işletmeye ulaşmış, mallar kontrol edilmiş, herhangi bir hata veya noksanlık olmadığı belirlenmiş ve mallar teslim alma raporu ile birlikte depoya gönderilmiştir. Bu aşamadan sonra depo görevlisinin yapacağı işlem Stok miktarını arttırarak stoklar ana kütüğünü günlemek
Üretim döngüsünde çevrimiçi bilgi işleme sistemi kullanılmasının yararları: Mamul bazında çalışılan sürenin hesaplanması amacıyla kullanılan belge kullanımını ortadan kaldırması İşlem gerçekleştiğinde veri girişi yapılacağından hataları önemli ölçüde azaltması İşletmenin fazla stokla çalışmasını önlemesi Üretim çizelgelerindeki değişiklikleri kolaylıkla gerçekleştirebilmesi
İşletmeye, müşterisi tarafından özel bir sipariş verilmiştir. İşletme bu siparişin üretimini ilk kez gerçekleştirebileceği için ilgili siparişi tasarım bölümüne iletmiştir. Buna göre mamul tasarımı ile ilgili olarak günlenmesi gereken kütükler : Ürün ağacı kütüğü-İşlemler kütüğü
Bir üretim işletmesinde işçilerin işe başlama ve işi bitirme süreleri zaman kartları düzenleme departmanı tarafından belirlenmektedir. Buna göre, belirlenen süreler esas alınarak çalışanlara ödenecek tutarlar ile kesintilerin gösterildiği belge Ücret bordrosu
Maddi duran varlık işleme sistemi tarafından üretilen raporlar: Hurda değeri raporu, Edinim raporu, Kullanımda olan maddi duran varlık raporu, Amortisman giderleri listesi
Uygun bir kaydetme ve raporlama döngüsünün sahip olması gereken özellikler: İşlemleri uygun hesaplarda sınıflandırabilmesi İşletmenin mali karakterli işlemlerini hızlı ve tam olarak kaydedebilmesi Mizan eşitliklerini sağlaması Dönem sonu işlemlerinin yapılabilmesine olanak sağlaması
Kaydetme döngüsünün çıktıları: Günlük defter, Mizanlar
Veri tabanı yaklaşımının özellikleri: Verinin ilgili uygulama programlarından bağımsız olarak ele alınması Veri kalemlerinin sisteme sadece bir kez girilmesi İşletmedeki tüm bölümlerin aynı veri tabanını kullanabilmesi Veri girişi yapılmasıyla tüm veri setlerinin aynı anda günlenebilmesi
İşletme muhasebe uygulamaları için veri tabanı sistemi oluşturmak istemektedir. Bu amaçla yapılacak işler için ele alınacak aşamalar: 1-Kavramsal yapılandırma aşaması 2-Mantıksal düzenleme aşaması 3-Fiziksel düzenleme aşaması 4-Uygulamaya koyma aşaması
Verinin gereksinim duyan taraflara iletilmesinde kullanılan iletişim ağının donanım unsurları: Modem, Merkezi işlem birimi, Terminal, İletişim kontrol birimi
A bankası müşterisi, Y bankası müşterisi satıcının hesabına havale yaptırmak amacıyla A bankasına başvurmuştur. A bankası müşteriden havale tutarını kabul ederek Y bankasına havale etmiştir. Çevrimiçi terminallerin kullanıldığı bu iki banka arasındaki iletişim ağ yapısı: Elektronik fon transfer sistemleri
Uzman sistemler: Karar verme hızını arttırır. Problemleri veri sağlamak yerine cevaplar sağlayarak çözer. Uzmanların bilgilerinin gelecek dönemlere de aktarılmasını sağlar. Bir bilgisayar yazılımıdır.
Karar destek sistemleri kapsamında ele alınabilecek problemlerden biri İşletmenin yeni bir ürünün pazara sunulup sunulmayacağının belirlenmesi
Değişiklikler karşısında yeni düzenleme gerektirmeksizin, yeni gereksinimlere yalnızca yeni bir takım eklerle cevap verebilen Muhasebe Bilgi Sistemi Geliştirme İlkesi : Esnek olma ilkesi
Bir işletme üretim hatları, ambarlar ve muhasebe departmanı arasında fiziksel akış ile bilgi akışında karşılaşılan problemlerin çözümlenmesi amacıyla yapılan çalışmalar bütününe Sistem Analizi denir.
Muhasebe bilgi sistemi geliştirme çalışmaları yapılırken çıktıların elde edilmesi için yanıtlanması gereken sorular: Çıktıların hangi bilgi gereksinimini karşılayacağı Çıktıların hangi bilgileri içereceği Çıktıların kaç suret olacağı Çıktılarda yer alacak bilgilerin hangi ayrıntıda olacağı
İşletmede muhasebe bilgi sistemi geliştirme çalışmaları kapsamında girdi-işleme-çıktı ile ilgili bilgi akışı ve bunu gerçekleştirecek personel, donanım ve haberleşme araçları belirlenmiştir. Bu çalışmalar Sistem öğelerinin belirlenmesi aşaması kapsamında değerlendirilir.
Muhasebe bilgi sisteminin kurulmasının veya mevcut sistemde iyileştirme yapılmasının nedenleri: Bilgisayar teknolojisinde değişiklikler İşletmede yapısal değişiklik yapılması İşletmecilik uygulamalarındaki yeni gelişmeler İşletmenin büyümesi
Uygulama aşamasına gelmiş muhasebe bilgi sistemi geliştirme çalışmalarında yapılanlar: Sistemin başarılı olup olmadığının belirlenmesi Sistem belgelerinin ve donanımın sağlanması Geliştirilen sistemin denenmesi İlgili personelin yetiştirilmesi
Veri veya bilgilerin sistematik olarak düzenlenmesi işlemine Kodlama denir.
Muhasebe bilgi sisteminin etkinliğinin arttırabilmesi için dosyaların düzenlenmesinde göz önünde bulundurulması gereken ilkeler: Veri veya bilgileri konularına ayrılarak dosyalama Veri veya bilgileri güvenlik içinde saklama olanağı yaratma Veri veya bilgileri ilgililerin kullanabileceği gibi düzenleme Veri veya bilgilere kolaylıkla erişilebilecek şekilde düzenleme
Genel muhasebe ile maliyet muhasebesinin bir arada yürütüldüğü ve gider yerleri ile gider taşıyıcıları hesaplarını içeren hesap planı Birci sistem (monist) ile ifade edilir.
Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği ile belirlenen muhasebe usul ve esaslarına uymak zorunda olanlar: Kooperatifler, Kollektif şirketler, Anonim şirketler, Adi ortaklıklar
